Día Internacional del Deporte para el Desarrollo y la Paz

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Durante el « dia internacional del deporte para el desarrollo y la paz », la plataforma www.april6.org te propone crear un evento y mostrar de esa manera tu apoyo hacia este dia internacional registrándolo en la plataforma (www.april6.org). Para poder ayudarte en la organización de tu evento, aquí encontrarás una lista para verificar que no te hayas olvidado de nada

Primera etapa

  • Determinar el objetivo principal del evento
  • Identificar tu publico y establecer la manera mas eficaz de transmitirle tu mensaje
  • Elaborar un programa detallado para la primera etapa de la organización identificando cada una de las tareas para realizar
  • Preparar un presupuesto
  • Identificar, si es necesario, todas las fuentes de ingresos (sponsors, subvenciones, alquiler de stands/puestos, comercializaciones, etc…)
  • Calcular los gastos de inscripción o establecer una política comercial (invitaciones, reducciones…)
  • Elegir una fecha para tu evento
  • Elegir el lugar y el tamaño del evento (pedir una autorización si es necesario)
  • Tomar las medidas necesarias para las personas discapacitadas
  • Anticipar una solución de cambio en caso de imprevistos
  • Decidir si las medidas de seguridad tienen que ser previstas
  • Enviar una información previa a los participantes potenciales por correo electrónico, boletín electrónico, correo o fax
  • Contactar los oradores, las personalidades, la prensa, para asegurarse de la disponibilidad de cada uno
  • Registrar tu proyecto April6 en la plataforma www.april6.org para darle mas visibilidad
  • Enviar una segunda información a los potenciales participantes, agregando informaciones mas detalladas sobre el evento y el procedimiento de inscripción
  • Redactar una nota de prensa si es necesario
  • Empezar a imprimir los elementos gráficos. Te aconsejamos de utilizar los gráficos que están a tu disposición para poder acercarte mas de la identidad April6 para tu evento
  • Hacer una visita de inspección, sobre todo si no conoces el lugar de reunión ni la destinación
  • Elegir la decoración y verificar los preparativos y la disposición de los asientos
  • Alquilar los equipos audiovisuales y si es necesario contactar un personal especializado
  • Obtener un seguro para el evento (responsabilidad civil)
  • Elaborar una lista definitiva de los participantes antes de la fecha del evento
  • Confirmar todas las reservaciones y verificar todos los detalles (cargar el teléfono, dormir bien…)

Segunda etapa

  • Ordenar y limpiar
  • Cerrar bien las cuentas
  • Enviar una carta a los sponsors, oradores, personalidades, etc… para agradecerles de su colaboración
  • Reunir por correo electrónico o newsletter las opiniones de los participantes
  • Hacer un resumen de tu acción
  • Enviar a los participantes tu resumen y completar tu documento en la plataforma

 

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