A l'occasion de la Journée Internationale du Sport pour le Développement et la Paix, la plateforme www.april6.org vous propose de créer un événement et de montrer ainsi votre soutien à cette journée internationale en l'inscrivant sur la plateforme www.april6.org.

Afin de vous aider dans l'organisation de votre événement, voici une checklist pour vérifier que vous n'avez rien oublié :

Phase préliminaire

• Déterminer quel est l'objectif principal de l'événement.
• Identifier le public cible et examiner la façon la plus efficace de lui transmettre votre message.
• Élaborer un programme détaillé pour l'organisation préliminaire, en identifiant et assignant chacune des tâches à réaliser.
• Préparer un budget préalable.
• Repérer si nécessaire toutes les sources de revenus (sponsors, subventions, location de stands, commercialisation, etc.).
• Fixer les frais d'inscription et le cas échéant, une politique commerciale (invitations, réductions...).
• Fixer une date pour votre événement.
• Choisir le lieu et le format de l'événement. (en demander l'autorisation si nécessaire).
• Prendre les mesures nécessaires pour les handicapés.
• Prévoir une solution de rechange pour les imprévus.
• Décider si des mesures de sécurité doivent être prévues.
• Envoyer une première information aux participants potentiels par courriel, bulletin électronique, courrier normal ou fax.
• Contacter les conférenciers, les personnalités et le cas échéant, la presse, pour vous assurer de leur disponibilité.
• Enregistrer votre projet 6 Avril sur la plateforme www.april6.org afin de lui donner de la visibilité.
• Envoyer une deuxième information aux participants potentiels, en apportant des informations détaillées sur l'événement et s'il y a lieu, sur le procédé d'inscription.
• Rédiger un communiqué de presse si nécessaire.
• Commencer à préparer les imprimés si nécessaire. Nous vous conseillons d'utiliser les outils de communication mis à votre disposition afin de donner une identité April 6 à votre événement.
• Faire une visite d'inspection, surtout si vous ne connaissez pas le lieu de réunion ni la destination.
• Choisir la décoration, vérifier les préparatifs et la disposition des sièges.
• Louer les équipements audiovisuels et si nécessaire, faire appel au personnel occasionnel.
• Souscrire à une police assurance pour l'événement (au moins la responsabilité civile).
• Élaborer une liste définitive des participants avant la date de l'événement.
• Confirmer toutes les réservations et vérifier tous les détails (chargez votre téléphone, dormez bien...).

Phase post événement

• Ranger et nettoyer afin de laisser une bonne impression.
• Procéder à la clôture des comptes.
• Envoyer une lettre aux sponsors, aux conférenciers, aux personnalités, etc. pour les remercier de leur collaboration.
• Recueillir l'opinion des participants par courriel ou par le biais d'une newsletter.
• Confectionner un récapitulatif de votre action.
• Envoyer aux participants votre debrieff/récapitulatif et compléter votre dossier sur la plateforme.