A l'occasion de la Journée Internationale du Sport pour le Développement et la Paix, la plateforme www.april6.org vous propose de créer un événement et de montrer ainsi votre soutien à cette journée internationale en l'inscrivant sur la plateforme www.april6.org.

checklist

Afin de vous aider dans l'organisation de votre événement, voici une checklist pour vérifier que vous n'avez rien oublié :

Phase préliminaire

  • Déterminer quel est l'objectif principal de l'événement.
  • Identifier le public cible et examiner la façon la plus efficace de lui transmettre votre message.
  • Élaborer un programme détaillé pour l'organisation préliminaire, en identifiant et assignant chacune des tâches à réaliser.
  • Préparer un budget préalable.
  • Repérer si nécessaire toutes les sources de revenus (sponsors, subventions, location de stands, commercialisation, etc.).
  • Fixer les frais d'inscription et le cas échéant, une politique commerciale (invitations, réductions...).
  • Fixer une date pour votre événement.
  • Choisir le lieu et le format de l'événement. (en demander l'autorisation si nécessaire).
  • Prendre les mesures nécessaires pour les handicapés.
  • Prévoir une solution de rechange pour les imprévus.
  • Décider si des mesures de sécurité doivent être prévues.
  • Envoyer une première information aux participants potentiels par courriel, bulletin électronique, courrier normal ou fax.
  • Contacter les conférenciers, les personnalités et le cas échéant, la presse, pour vous assurer de leur disponibilité.
  • Enregistrer votre projet 6 Avril sur la plateforme www.april6.org afin de lui donner de la visibilité.
  • Envoyer une deuxième information aux participants potentiels, en apportant des informations détaillées sur l'événement et s'il y a lieu, sur le procédé d'inscription.
  • Rédiger un communiqué de presse si nécessaire.
  • Commencer à préparer les imprimés si nécessaire. Nous vous conseillons d'utiliser les outils de communication mis à votre disposition afin de donner une identité April 6 à votre événement.
  • Faire une visite d'inspection, surtout si vous ne connaissez pas le lieu de réunion ni la destination.
  • Choisir la décoration, vérifier les préparatifs et la disposition des sièges.
  • Louer les équipements audiovisuels et si nécessaire, faire appel au personnel occasionnel.
  • Souscrire à une police assurance pour l'événement (au moins la responsabilité civile).
  • Élaborer une liste définitive des participants avant la date de l'événement.
  • Confirmer toutes les réservations et vérifier tous les détails (chargez votre téléphone, dormez bien...).

 

Phase post événement

  • Ranger et nettoyer afin de laisser une bonne impression.
  • Procéder à la clôture des comptes.
  • Envoyer une lettre aux sponsors, aux conférenciers, aux personnalités, etc. pour les remercier de leur collaboration.
  • Recueillir l'opinion des participants par courriel ou par le biais d'une newsletter.
  • Confectionner un récapitulatif de votre action.
  • Envoyer aux participants votre debrieff/récapitulatif et compléter votre dossier sur la plateforme.
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